Agenda

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À propos de l’agenda Google

Chaque poète à l’école aura son propre agenda de disponibilités sur sa page de profil. Cet agenda permettra aux enseignants de voir à quel moment il vous est possible de rendre des visites ; veuillez donc ne pas y inscrire d’événements personnels ni de visites planifiées.

Lorsqu’une visite est confirmée, retirez simplement la période de disponibilité inscrite à votre agenda.

Les voix de la poésie assureront le suivi de vos visites à partir d’un autre système qui enverra automatiquement un courriel de rappel une semaine en avance et un jour avant chaque visite.

Il sera très important de garder votre agenda à jour — cet outil épargnera beaucoup de temps à tous et toutes lors de la planification.

Les informations suivantes vous aideront à débuter. Pour toute question, n’hésitez pas à contacter David : david@poetryinvoice.com.

Accéder à l’agenda

Une fois tous les champs de votre profil rempli, Les voix de la poésie créeront un agenda à votre nom. Vous recevrez alors un courriel de Google pour vous diriger vers l’agenda.

Vous cliquerez alors sur le lien « Voir mon agenda » inscrit dans ce courriel. Google vous invitera à sélectionner l’adresse courriel que vous voulez utiliser avec votre agenda. Peu importe l’adresse que vous choisirez, prenez en compte que ce sera elle qui vous servira d’accès à cet agenda dans l’avenir.

Mettre ses disponibilités à jour dans son agenda

Par défaut, votre agenda indique que vous êtes disponible en tout temps. Cela signifie qu’un événement nommé « Disponible », d’une durée de 7 h à 17 h chaque jour de semaine, est inscrit à votre agenda du 3 septembre 2019 au 30 mars 2020 (date de fin du programme cette année).

Pour afficher votre disponibilité réelle, vous devrez modifier votre agenda.

Lorsque vous êtes disponible seulement une partie de la journée 

  • Cliquez sur l’événement « Disponible » de cette journée.
  • Cliquez sur le crayon pour « Modifier l’événement ».
  • Changez l’heure de début et l’heure de fin de votre période de disponibilité. Indiquez la fréquence de cette disponibilité. Par exemple, sélectionnez « Toutes les semaines le lundi jusqu’au 30 mars 2020 » si cette disponibilité est récurrente jusqu’à ce moment. Ou bien sélectionnez « Une seule fois » si cette disponibilité n’est pas récurrente.
  • Si vous avez sélectionné une récurrence, une fenêtre surgissante apparaîtra. Sélectionnez « Tous les événements » et cliquez sur OK.

 

Lorsqu’une visite est prévue ou lorsque vous avez un nouvel engagement, retirez la période « Disponible » qui correspond à ce moment dans votre agenda.

 

Lorsque vous n’êtes pas disponible

  • Cliquez sur l’événement « Disponible » de cette journée.
  • Cliquez sur la poubelle pour « Supprimer cet événement ».
  • Dans la fenêtre surgissante qui apparaîtra, vous cliquerez sur « Cet événement » si vous voulez supprimer votre disponibilité pour cette journée seulement, puis OK. Si vous voulez supprimer votre disponibilité tous les mardis, par exemple, vous cliquerez sur « Tous les événements » puis sur OK.

Lorsque vous voulez ajouter des disponibilités après les avoir retirées

  • Pour créer un nouvel événement « Disponible » dans votre agenda, cliquez sur la période ou la journée à modifier.
  • Une fenêtre surgissante apparaîtra. Cliquez tout de suite sur « Autres options ».
  • Nommez l’événement « Disponible ».
  • Retirez le crochet de « Toute la journée » et choisissez une heure de début et une heure de fin. Si vous indiquez une disponibilité récurrente, choisissez « Personnaliser... » et indiquez la fin de cette disponibilité : « Se termine le 30 mars 2020 », par exemple, et cliquez sur « Terminé ».
  • Supprimez toute notification en cliquant sur le « X ».
  • Assurez-vous que l’événement est marqué « Disponible » et « Public » afin qu’il soit visible par les enseignants.
  • Cliquez sur le bouton « Enregistrer » en haut de l’écran.

Réviser l’agenda

L’agenda devrait maintenant afficher uniquement les moments où il vous est possible de rendre une visite d’école !